Hệ thống âm thanh phòng hội đồng cần đáp ứng yêu cầu cao hơn một phòng họp thông thường bởi số lượng người tham gia thường lớn, vị trí ngồi cố định và các cuộc họp có tính chất quan trọng. Người chủ trì phải điều hành thuận tiện, đại biểu phát biểu rõ ràng, người ngồi cuối phòng vẫn nghe đầy đủ nội dung và hệ thống phải hoạt động ổn định trong suốt cuộc họp.
Vì vậy, cung cấp và lắp đặt âm thanh cho phòng hội đồng không đơn giản là đặt vài chiếc micro trên bàn rồi kết nối với loa. Một hệ thống hoàn chỉnh cần được tính toán từ đặc điểm căn phòng, số lượng đại biểu, cách tổ chức cuộc họp cho tới nhu cầu biểu quyết, ghi âm, trình chiếu hoặc kết nối hội nghị trực tuyến.
Hệ thống âm thanh phòng hội đồng có gì khác biệt?
Phòng hội đồng thường được sử dụng cho các cuộc họp hội đồng quản trị, hội đồng nhân dân, hội đồng trường, hội đồng thành viên, cơ quan hành chính hoặc những đơn vị có số lượng đại biểu tương đối lớn. Khác với phòng họp nhóm nhỏ, mỗi vị trí ngồi trong phòng có thể cần một micro riêng, đồng thời người chủ trì phải có quyền kiểm soát quá trình phát biểu.
Yêu cầu quan trọng nhất vẫn là nghe rõ lời nói. Trong một cuộc họp kéo dài vài giờ, nếu micro thu tiếng nhỏ, âm thanh bị ù hoặc người ở cuối phòng phải căng tai nghe thì hệ thống dù sử dụng thiết bị đắt tiền cũng chưa thể coi là đạt yêu cầu.
Đây cũng là lý do chỉ số độ rõ lời nói được sử dụng trong đánh giá các hệ thống âm thanh. IEC 60268-16:2020 quy định phương pháp đánh giá khách quan khả năng truyền đạt lời nói thông qua chỉ số STI – Speech Transmission Index. Điều này cho thấy khi thiết kế hệ thống cho không gian hội họp, vấn đề cần quan tâm không chỉ là âm lượng lớn hay nhỏ mà còn là lời nói truyền từ người phát biểu tới người nghe có dễ hiểu hay không.
Bên cạnh đó, phòng hội đồng ngày nay còn có thể kết hợp camera, màn hình LED hoặc máy chiếu, hệ thống họp trực tuyến, ghi âm và điều khiển tập trung. Vì vậy, hệ thống âm thanh nên được tính toán ngay từ đầu để có khả năng tích hợp và mở rộng khi cần.
Một hệ thống âm thanh phòng hội đồng gồm những gì?
Thành phần đầu tiên và cũng dễ nhận thấy nhất là hệ thống micro hội nghị. Tùy quy mô, mỗi vị trí đại biểu có thể sử dụng một micro cổ ngỗng riêng. Micro của chủ tọa thường có thêm quyền ưu tiên để điều hành cuộc họp, chẳng hạn cho phép ngắt micro đại biểu hoặc kiểm soát thứ tự phát biểu.
Việc sử dụng micro riêng cho từng vị trí mang lại nhiều lợi ích. Người tham dự không phải chuyền micro cầm tay qua lại, khoảng cách thu âm được ổn định hơn và toàn bộ bàn họp nhìn chuyên nghiệp, gọn gàng hơn. Với phòng có nhiều đại biểu, bộ điều khiển trung tâm sẽ quản lý các micro đang hoạt động, số lượng micro được phép bật cùng lúc và các chế độ phát biểu.
Micro cần được bố trí đủ gần người nói thay vì cố tăng gain để thu từ khoảng cách xa. Trong hướng dẫn dành cho phòng hội nghị, Shure khuyến nghị với micro cổ ngỗng nên đặt micro khoảng 8–16 inch, tương đương khoảng 20–40 cm tính từ người nói và hướng micro hợp lý để thu giọng rõ đồng thời hạn chế tiếng thở cũng như tiếng ồn không cần thiết.
Tiếp theo là hệ thống loa. Phòng hội đồng có thể sử dụng loa âm trần, loa treo tường, loa cột hoặc kết hợp nhiều loại tùy cấu trúc phòng. Mục tiêu không phải tạo tiếng thật lớn mà là giúp người ngồi ở mọi vị trí nghe lời nói với mức âm lượng tương đối đồng đều.
Các phòng có trần thạch cao thường phù hợp với loa âm trần do thiết bị được giấu gọn trên trần và có thể bố trí thành nhiều vùng phủ. Phòng hội đồng dài hoặc có trần cao có thể sử dụng loa cột hoặc loa treo tường để kiểm soát hướng phát âm tốt hơn.
Phía sau hệ thống còn có bộ xử lý tín hiệu, mixer, amply công suất và thiết bị quản lý âm thanh. Đây là phần ít được nhìn thấy nhưng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng vận hành. Bộ xử lý có thể đảm nhận cân bằng tần số, lọc tiếng ồn, chống phản hồi, cân chỉnh mức âm và xử lý tín hiệu phục vụ hội nghị trực tuyến.
Nếu phòng có kết nối Zoom, Microsoft Teams hoặc nền tảng họp từ xa, DSP có chức năng AEC – Acoustic Echo Cancellation gần như là thành phần rất đáng quan tâm. Q-SYS giải thích rằng khi tiếng của người ở đầu cầu bên kia được phát qua loa trong phòng, micro có thể thu lại chính âm thanh này và gửi ngược về, khiến người ở xa nghe thấy tiếng của mình bị vọng. AEC có nhiệm vụ nhận biết và loại bỏ thành phần tiếng vọng đó.
Thiết kế loa phải ưu tiên độ rõ lời nói
Một sai lầm khá phổ biến khi lắp âm thanh phòng hội đồng là sử dụng quá ít loa rồi tăng công suất để cố phủ toàn bộ phòng. Cách làm này có thể khiến những người ngồi gần loa nghe quá lớn trong khi khu vực xa vẫn thiếu tiếng.
Giải pháp hiệu quả hơn thường là bố trí loa dựa trên khu vực người nghe và góc phủ của từng thiết bị. Các loa cần được phân bố hợp lý để âm thanh trực tiếp tới tai người nghe nhiều hơn thay vì phải tăng âm lượng rồi dựa vào tiếng phản xạ từ tường và trần.
Shure lưu ý rằng khoảng cách tới nguồn âm, hướng tính của micro, vị trí micro, vị trí loa và đặc tính âm học của căn phòng đều ảnh hưởng tới mức khuếch đại có thể đạt được trước khi xuất hiện hú rít. Thiết kế hợp lý phải giúp người ở xa vẫn nghe tốt mà không làm những vị trí gần loa phải chịu mức âm quá lớn.
Với phòng hội đồng dài, hệ thống có thể chia loa thành nhiều vùng. Loa phía sau được cân chỉnh mức và thời gian trễ phù hợp để tiếng tới người nghe tự nhiên hơn. Cách này đặc biệt hữu ích với những phòng có hàng ghế sâu hoặc bàn hội đồng bố trí thành nhiều dãy.
Không nên mặc định rằng loa công suất càng lớn thì hệ thống càng tốt. Trong phòng họp, tiếng nói sạch, rõ và đồng đều quan trọng hơn nhiều so với khả năng tạo áp lực âm lớn.
Bố trí micro để phát biểu rõ và hạn chế hú
Micro là điểm bắt đầu của toàn bộ chuỗi tín hiệu. Nếu micro thu tiếng không tốt thì thiết bị xử lý phía sau rất khó khắc phục hoàn toàn.
Với bàn hội đồng cố định, micro cổ ngỗng là lựa chọn phổ biến vì người phát biểu có thể ngồi tại vị trí của mình, bật micro và nói trực tiếp. Hướng thu của micro nên tập trung vào người nói và tránh quay về phía loa.
Khoảng cách giữa micro và loa cũng phải được tính toán. Nếu loa chiếu trực tiếp vào vùng thu của micro, tín hiệu từ loa sẽ quay trở lại micro, được khuếch đại tiếp và có thể tạo thành vòng lặp gây hú.
Các micro cũng không nên đặt sát nguồn tiếng ồn như cửa gió điều hòa, quạt hoặc máy chiếu. Trong hướng dẫn lắp đặt micro hội nghị, Shure khuyến cáo tránh vật cản và với một số hệ thống micro mảng trần nên giữ khoảng cách ít nhất khoảng 1,2 m khỏi các nguồn gây ồn như miệng gió, máy chiếu hoặc loa có mức âm cao.
Với phòng có hàng chục đại biểu, không nhất thiết phải mở tất cả micro cùng lúc. Hệ thống điều khiển trung tâm có thể giới hạn số micro được hoạt động đồng thời. Việc này vừa giúp cuộc họp có trật tự hơn, vừa giảm lượng tiếng ồn và âm thanh môi trường đi vào hệ thống.
Âm học phòng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hệ thống
Có những phòng sử dụng micro, loa và DSP tốt nhưng tiếng vẫn bị vang, đục và khó nghe. Nguyên nhân lúc này có thể không nằm ở thiết bị mà nằm ở chính căn phòng.
Các bề mặt cứng như kính, đá, tường phẳng và trần cao phản xạ âm thanh mạnh. Khi một người nói, ngoài tiếng trực tiếp đến micro còn có rất nhiều tiếng phản xạ tới chậm hơn. Nếu lượng phản xạ quá lớn, lời nói dễ bị nhòe và người nghe khó phân biệt từng từ.
Shure chỉ ra rằng kích thước, hình dạng, vật liệu và đồ nội thất đều tạo nên đặc tính âm học riêng của từng phòng. Những không gian có nhiều bề mặt phản xạ thường có độ vang cao hơn, trong khi thảm, ghế bọc hoặc các vật liệu hấp thụ âm giúp giảm phản xạ và hỗ trợ độ rõ lời nói.
ISO 3382-2:2008 cũng đưa ra phương pháp đo thời gian vang trong các phòng thông thường. Đây là một trong những căn cứ cho thấy thời gian âm thanh tồn tại sau khi nguồn âm dừng lại là thông số có thể đo và cần xem xét khi đánh giá chất lượng âm học.
Vì thế, với phòng có quá nhiều kính hoặc bề mặt cứng, ngoài việc chỉnh thiết bị còn có thể cần bổ sung rèm, thảm, vật liệu tiêu âm hoặc xử lý một số khu vực trên tường và trần.
Lựa chọn cấu hình theo quy mô phòng hội đồng
Không có một cấu hình cố định phù hợp với tất cả phòng hội đồng. Một phòng 15 người rõ ràng không thể thiết kế giống phòng có 50–100 đại biểu.
Với phòng hội đồng nhỏ, số lượng micro ít, khoảng cách giữa người nói và người nghe không lớn nên hệ thống có thể tương đối đơn giản. Có thể sử dụng micro hội nghị kết hợp một số loa âm trần hoặc loa treo tường công suất vừa phải.
Phòng trung bình từ vài chục vị trí trở lên cần chú trọng hơn tới khả năng quản lý micro và phân vùng loa. Bộ điều khiển trung tâm nên có đủ khả năng quản lý toàn bộ thiết bị hiện tại và dự phòng cho nhu cầu mở rộng.
Đối với phòng lớn, ngoài micro cho từng đại biểu có thể cần hệ thống loa chia vùng, DSP chuyên dụng, hệ thống camera tự động theo người phát biểu, ghi âm, hội nghị trực tuyến hoặc chức năng biểu quyết điện tử. Lúc này âm thanh không còn là một hệ thống độc lập mà trở thành một phần của giải pháp AV tổng thể.
Vì vậy trước khi báo thiết bị, đơn vị thi công cần xác định rõ số lượng đại biểu, cách bố trí bàn ghế, diện tích, chiều cao trần và những chức năng thực tế mà chủ đầu tư cần sử dụng.
Quy trình khảo sát và lắp đặt âm thanh phòng hội đồng
Một dự án tốt nên bắt đầu bằng khảo sát thực tế thay vì lựa chọn thiết bị trước rồi tìm cách đưa vào căn phòng sau.
Kỹ thuật viên cần xác định kích thước phòng, chiều cao trần, vật liệu tường, vị trí bàn hội đồng, số lượng đại biểu, khu vực chủ tọa, vị trí màn hình và tủ thiết bị. Những yếu tố này quyết định khá nhiều tới việc chọn loại micro, số lượng loa cũng như tuyến dây.
Sau đó mới tiến hành lên phương án. Bản thiết kế cần xác định vị trí từng micro, từng loa, thiết bị xử lý trung tâm, sơ đồ kết nối và khả năng tích hợp với hệ thống hình ảnh.
Khi thi công, dây tín hiệu và dây nguồn nên được phân tuyến rõ ràng, cố định chắc chắn và có đánh dấu. Những vị trí cần bảo trì phải có khả năng tiếp cận thuận tiện. Đối với hệ thống lắp cố định, việc đi dây gọn ngay từ đầu giúp phòng đẹp hơn đồng thời tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần kiểm tra sự cố sau này.
Cuối cùng là bước cân chỉnh và nghiệm thu. Kỹ thuật viên cần kiểm tra lần lượt từng micro, mức tiếng ở các khu vực, khả năng chuyển quyền phát biểu, hiện tượng hú, tiếng ù, tiếng nền và chức năng hội nghị trực tuyến nếu có.
Không nên chỉ đứng cạnh tủ máy rồi kết luận hệ thống đã đạt. Cần kiểm tra tại bàn chủ tọa, hàng giữa, góc phòng và những vị trí xa loa nhất để bảo đảm người ngồi ở đâu cũng nghe rõ.
Những yêu cầu nên đặt ra khi nghiệm thu hệ thống
Một hệ thống âm thanh phòng hội đồng tốt trước tiên phải giúp giọng nói nghe tự nhiên. Tiếng không cần quá dày hay mạnh như hệ thống sân khấu, nhưng phải rõ phụ âm, không ù trầm và không chói khi người nói lên giọng.
Âm lượng giữa các khu vực không được chênh lệch quá lớn. Người ngồi gần loa vẫn cảm thấy dễ chịu trong khi người ở xa có thể nghe đầy đủ nội dung. Đây cũng chính là lý do độ đồng đều vùng phủ cần được xem xét ngay từ khi thiết kế chứ không phải chờ tới lúc lắp xong mới xử lý.
Hệ thống cũng phải giữ được độ ổn định khi nhiều người sử dụng. Thử bật một số micro trong điều kiện thực tế, tăng mức tiếng tới mức sử dụng dự kiến và kiểm tra khả năng chống hú sẽ thực tế hơn việc chỉ kiểm tra từng thiết bị độc lập.
Nếu có họp trực tuyến, nên thực hiện một cuộc gọi thử với đầu cầu khác. Người ở xa phải nghe rõ tiếng trong phòng và không nghe lại giọng của chính mình. Đây chính là trường hợp hệ thống AEC phát huy vai trò.
Ngoài ra cần kiểm tra camera, màn hình, chức năng ghi âm, trình chiếu, quyền ưu tiên của chủ tọa và các chế độ điều khiển nếu hệ thống có tích hợp.
Vì sao nên chọn đơn vị chuyên thi công âm thanh phòng hội đồng?
Phòng hội đồng là không gian sử dụng lâu dài nên phương án ban đầu có ảnh hưởng rất lớn tới chi phí vận hành sau này. Một hệ thống lựa chọn đúng có thể hoạt động ổn định nhiều năm, trong khi hệ thống thiếu tính toán thường phải bổ sung loa, thay micro hoặc xử lý lại đường dây chỉ sau một thời gian ngắn.
Đơn vị thi công có kinh nghiệm sẽ không bắt đầu bằng câu hỏi “muốn mua loa nào” mà phải xác định trước phòng rộng bao nhiêu, có bao nhiêu vị trí phát biểu, người nghe ngồi ở đâu và hệ thống cần thực hiện những chức năng gì. Sau đó mới chọn thiết bị phù hợp.
Một thiết kế tốt cũng cần có khả năng mở rộng. Nếu hiện tại phòng có 20 đại biểu nhưng tương lai có thể tăng lên 30 vị trí, bộ điều khiển và hạ tầng dây nên được tính đến ngay từ đầu. Tương tự, nếu chưa triển khai họp trực tuyến nhưng có kế hoạch sử dụng sau này thì nên dành sẵn khả năng tích hợp cho DSP, camera và các thiết bị AV.
Lạc Việt Audio cung cấp lắp đặt âm thanh phòng hội đồng
Lạc Việt Audio cung cấp giải pháp âm thanh phòng hội đồng theo từng nhu cầu thực tế, từ phòng hội đồng quy mô nhỏ cho tới hệ thống nhiều đại biểu cần quản lý micro tập trung, hội nghị trực tuyến và tích hợp hình ảnh.
Trước khi đưa ra cấu hình, đội ngũ kỹ thuật khảo sát diện tích, bố cục bàn ghế, số lượng người tham dự, điều kiện âm học và yêu cầu sử dụng. Từ đó hệ thống được lựa chọn theo đúng mục đích thay vì sử dụng một bộ thiết bị cố định cho mọi công trình.
Giải pháp có thể bao gồm micro chủ tọa và đại biểu, bộ điều khiển trung tâm, loa âm trần hoặc loa treo tường, amply công suất, DSP xử lý tín hiệu, tủ thiết bị cùng camera và hệ thống hội nghị trực tuyến khi khách hàng có nhu cầu. Toàn bộ thiết bị được bố trí theo hướng dễ sử dụng, dễ bảo trì và có khả năng nâng cấp về sau.
Quan trọng hơn, hệ thống sau khi hoàn thiện sẽ được cân chỉnh dựa trên chính không gian sử dụng. Micro phải thu rõ giọng, loa phủ đều khu vực người nghe, hệ thống hạn chế hú rít và thao tác điều hành cuộc họp phải đơn giản.
Nếu cơ quan, doanh nghiệp, trường học hoặc đơn vị của bạn đang cần cung cấp và lắp đặt hệ thống âm thanh phòng hội đồng, có thể liên hệ Lạc Việt Audio qua hotline 0982 655 355 để được tư vấn cấu hình, khảo sát không gian và xây dựng phương án phù hợp với quy mô thực tế.
